Попробуй

Письменные правила компании: необходимость или излишество?

Однажды, много людей в компании работало над разработкой документа/политики/регламента, а он таки не заработал… Знакомо?

komanda По материалам INVESTGAZETA

Бюрократия и скорость развития?

Вот и мне знакомо это явление не по наслышке. Казалось бы, если эти “бумажки” не работают, то зачем они вообще в компании нужны?! Но дело в том, что и без них сложно доносить основные правила работы в компании, функции и обязанности должности, этику и ценности компании. Так что же делать? Выпускать политики и складывать их в google-папках и на полках в кабинетах, или все таки не тратить вообще на это время и ресурсы?

Для чего политики или правила в компании? Зачем все эти бумажки?

Мне не хотелось бы рассказывать какие-то очевидные вещи, которые известны каждому менеджеру и, уж тем более, Основателям бизнеса. Я подчеркну основное преимущество – лучше однажды написать это правило/идею и заниматься дальше развитием, чем откатываться назад, чтобы каждый раз рассказывать и рассказывать, доносить и доносить важность этого правила – вообщем, на самом деле, это ускоряет ваш рост и развитие.

В действительности, правильно описанный процесс, должность, главные ошибки на посту и как их не допускать, успешные действия, что приводили к росту – все это совокупность Вашей технологии бизнеса. Это как мануал по использованию транспортного средства. И если Вы приводите новых людей в компанию, то логично дать им прочесть инструкцию и потом только уже приступать к работе.

Если человек понимает как использовать технику, он может ей воспользоваться по назначению и принести результат и, это то, что приводит к развитию компании. Если же не разобрался, то это “обезьяна с гранатой”: в руках держит, никому не отдает, но всем страшно за последствия.

Почему же тогда они не всегда работают так, как задумано?

Я пронаблюдала несколько основных ошибок, которые мы допускаем в этой области, и они приводят к тому, что на стене висит рамка с правилами о ценностях в компании, почти в каждом кабинете, а вот кругом видим совсем не ту атмосферу, что хотелось бы. Написали много регламентов, политик и инструкций, а лежат они “мертвым грузом” и никому до них дела нет. Итак, делюсь своими офисными “лайфхаками”, как их можно вернуть к жизни.

Категоризация – это инструмент не только для коммерческих отделов и департаментов, но и для построения организации.

Поделите документы по группам, приоритет продвижения которых имеет степень важности. К примеру, это могут быть такие группы как:

– философия, ценности и культура компании;

– правила работы в компании для каждого;

– описание должностей и регламент работы процессов на этих должностях.

Самое время обозначить основное применение и конечный результат от этих документов, и вообще, чьи это инструменты и кому они нужны. Для этого стоит рассмотреть предложенные мною выше группы.

Итак, первая группа – “Философия, ценности и культура”.

В эту категорию должны попасть такие документы: “Миссия/цель/замысел компании”, “Ценности компании/каждой группы людей и т.д.”, "Основы составляющей корпоративной культуры”, “Описание идеальных кандидатов на разные должности в компании”, “Основные мысли, идеи и записи про будущее компании, ее стратегию и развитие”. Иными словами – это дневник мечты Основателя компании.

Знаете почему это важная группа и приоритет №1 в компании? Я писала ранее статью о целеполагании и что в итоге получится, если сделать такую небольшую встряску (см. по ссылке), Вам нужны будут именно те, кого Вы определите, те, кто поддержит основные идеи и цели Основателя. И чтобы определить, кто именно перед Вами и насколько он Вам нужен – данные документы помогут Вам как при внешнем найме, так и при внутреннем (при повышении людей на должностях). Далее все становится логично.

Вторая группа – это основные правила работы для всех и эта папка также нужна HR – менеджеру при адаптации сотрудника в компании.

Она не должна быть огромной, но она точно должна быть. Чтобы сотрудники не делали остановок и лишних действий, стоит прописать такие важные правила как: “Отсутствие на рабочем месте: отгулы, отпуска, больничные, удаленка и т.д.”, “Как и когда начисляется ЗП в компании”, “Расписание выходных и праздничных дней” (можно на год вперед), чтобы люди могли планировать свою жизнь и т.д. Причем необходимо понимать, что эти правила нужно доносить людям, пока они еще на испытательном сроке.

ВАЖНО: это не стоит делать как приказ по изучению, и при отмашке, поставить себе (как HR) “галочку”, что задача выполнена. Это важно донести, убедится что человек понял и способен применять их на практике, и у него есть согласие.

Если кандидат во время этого периода оттягивает данную процедуру, то стоит внимательно присмотреться к его мотивации работы в этой компании. Скорее всего есть что-то, с чем он не согласен или, побудительный мотив его заточен лишь на личные блага и выгоды. Нужен ли Вам такой человек в будущем?

И последняя группа правил – это все те документы, которые касаются его профессии и должности на которую он стажируется.

Таких правил и регламентов может быть много, поэтому поделите их на основные и “на вырост”. К примеру, есть для кладовщика должностная инструкция и краткое описание технологии того, как принимать, отгружать товар и хранить его, когда делать инвентаризацию, какие отчеты и бланки заполнять и какие документы брать у экспедиторов при отгрузке. Скажем, что этого более чем достаточно, чтобы он мог производить тот результат, что от него ожидается.

Но, также есть и технология того, как оптимизировать данные процессы и необходимые навыки и инструменты/программы для этого действия – это могут быть политики, что будут повышать его квалификацию, а также стать прямым путем и хорошей основной для его дальнейшего карьерного роста в Вашей компании.

Последнее, что стоит помнить всегда – это действие не стоит делать однажды.

Устраивайте пятничные тематические завтраки, на которых будут донесены основные правила и история их создания, игры между сотрудниками на знание и применение правил, на написание новых успешных идей. В каждом корпоративном мероприятии это могут также быть викторины (вопрос и ответ), вместо дурацких конкурсов с шариками и перекатыванием яиц.

Согласие с правилами компании – это этика каждого сотрудника, которая определяет каждого из них как игрока в Вашей команде.

Формируйте свою команду и достигайте новых вершин и поставленных целей вместе!

Подпишись и получай самую свежую и полезную информацию от iPromo

Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!