Попробуй

Тайм-менеджмент: лайфхаки

Выполненный to-do список в конце рабочего дня – что может быть лучше? Практические советы по тайм-менеджменту, откуда берется прокрастинация и как с ней бороться, а также удобные трэкеры времени – сегодня в нашем блоге.

time management tips

Разумный эмейл

86 бизнесменов писали о своем опыте в тайм-менеджменте для АdaptRM. Угадайте, что упомянул почти каждый из них как самый главный вызов в процессе достижения высокого уровня эффективности распределения времени? Эмейл.

К прочтению электронных писем используют разные подходы, попробуйте каждый и выберите самый оптимальный именно для вас:

  • Проверка ящика в паузах между более объемными заданиями в течении дня. Не утром – иначе работа будет сфокусирована вокруг задач других людей, а не ваших собственных.
  • Выделение на это по 15 минут три раза в день/полчаса раз в день – и не больше.
  • Только после окончания задания/проекта – иначе прерветесь и отвлечетесь от более важных задач.
  • Письма же могут подождать, правда?
  • Простота и краткость писем. Давайте исчерпывающие ответы, чтобы диалог закончился скорее.
  • Выключение оповещений. Так легче отвечать, когда удобно вам, а не тому, кто вам написал.

Задание за заданием

Насчет того, как правильно расставлять очередность задач тоже есть много мнений и техник. Как и с эмейлами, попробуйте поработать согласно каждой из них по дню и определить, какая комфортнее:

  • Принцип 25/5: работаете 25 минут, отдыхаете пять.
  • Списки: ту-ду листы. Можно с ограниченным временем для каждого задания (блока из нескольких).
  • АВС: Разделяете задачи на три группы. А – важные и срочные, В – важные, но несрочные, С – не столь важные и несрочные. Сначала делаете те задания из группы А, которые требуют меньше всего времени.
  • Определенной работе – своё время суток и место. Например, кому-то легче креативить утром и в полной тишине, кому-то в кофейне, наблюдая за людьми, а кому-то вечером, в кровати с чашкой ромашкового чая и фоновой джазовой музыкой.

Узнать, решить, сделать

Почти каждая задача попадает под один из этих критериев. Если вы никак не можете приступить к выполнению задания, попробуйте определить, чего именно оно требует: владение большим количеством информации, решения, или выполнения.

Делегируйте по максимуму

Все еще тратите по три часа на уборку квартиры, мытье машины, подстригание газона? Нанять человека, который сделает эту работу за вас, будет намного дешевле, чем тратить это время самому. Только задумайтесь: пару часов уборки стоят около 200 гривен. А сколько стоит один ваш рабочий час? Та же схема работает и в профессиональной сфере. То, что может сделать другой специалист ниже по должности – отдавайте ему, а не тратьте свой самый ценный ресурс на эту задачу.

Пока вы дома

Если вы работаете из дома, то определите для себя границы. Например, позволить себе пижаму, волосы без укладки и 15-минутный выгул собак – можно, а вот запускать стирку глажку, готовку в рабочий день – не стоит.

Прокрастинация, пора прощаться

Итак, вы прочитали кучу статей насчет тайм-менеджмента, и готовы покорять новые вершины. Но вот опять наступил тот момент, когда полно дел, а вы листаете Фейсбук, затем Инстаграм с Твиттером, и так по кругу, параллельно просматривая не слишком интеллектуальное ТВ-шоу.

Прокрастинация имеет научное объяснение. Когда нужно решить сложную задачу, лимбическая система – часть мозга, которая отвечает за удовольствие, требует позитивных эмоций.

Лайфхаки, которые помогут с этим справиться, мы разобрали – в большинстве они основываются на ответственном планировании. Но если это не помогает, и вы все равно постоянно серфите в соцсетях – тогда стоит попробовать приложения, которые помогут избавиться от прокрастинации.

Полезные приложения

LeechBlock для FireFox, StayFocusd для Chrome – блокируют временно доступ к сайтам, которые вы указываете в настройках. AppDetox ограничит количество запусков определенных программ или заблокирует запуск на протяжении отрезка времени.

History Trends для Chrome и About:me для Mozilla покажут статистику по сайтам, где вы больше всего проводите времени, Space для Android и IOS не только определяет самые используемые приложения, но и ежеденевно подсчитывает вашу зависимость от телефона. А FocusWriter уберет все лишнее с вашего экрана:

time management lifehacks

Если не хотите углубляться а приложения, просто отложите свой телефон подальше. Уберите его с поля зрения и выключите звук.

Кстати, не только отказ от соцсетей выкроет свободное время на протяжении дня. Это уже не относится к прокрастинации: стоит отказаться от отчетов, которые никто не читает и долгих встреч, которые проводятся для галочки. Вот и лишние 20 минут на то, чтоб почитать книгу или поболтать с мамой по телефону.

А время идет

Еще одна группа программ – так называемые трэкеры времени, которые помогут справиться с дедлайнами: они отслеживают, куда уходит ваше время. К ним относится:

  1. Harvest – интеграция с приложениями, создание отчетов по потраченному времени
  2. LogMyHours – непростой интерфейс из-за широкой функциональности, интеграция с онлайн проект-менеджерами
  3. RescueTime – блокирование определенных вебсайтов, отчеты о продуктивности
  4. Toggl – синхронизация таймеров на разных устройствах, бесплатная версия подойдет даже для небольшой компании до 5 человек

Когда вы увидите «15 часов» радом с заданием в процессе, вам точно захочется двигаться быстрее.

time trackers

Иллюстрация: Лайфхакер

Подводим черту

Создайте свою систему, доверяйте и следуйте ей. Приверженность собственной схеме не должна прерываться неожиданными встречами, просьбами – приоритеты есть приоритеты: иначе станете заложником просроченных дедлайнов и недовольства собой.

Старайтесь быть реалистичным, оценивая свои возможности, и не забывайте, что никакие техники не помогут, если вы не уделяете достаточного времени перезарядке. Заботьтесь о правильном питании и сне, уделяйте время себе, семье и друзьям.

Подпишись и получай самую свежую и полезную информацию от iPromo

Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!